Electronic Signature and Electronic Government Applications in Turkey: An Evaluative Essay from the Viewpoint of Electronic Records Management2 Türkiye’de Elektronik İmza ve Elektronik Devlet Uygulamaları: Elektronik Belge Yönetimi Açısından Bir Değerlendirme Denemesi

The most important component that enables electronic government (e-government) applications function is that of electronic record (e-record) management. In accordance with the e-record management strategies, all information and records produced by the state are opened to public access. By means of electronic record management systems (ERMS), record supervision becomes easy and processing time becomes shorter. E-record applications bring along the absolute necessity of accomplishing total record security, integrity and so on. That’s where electronic signature (e-signature) technologies come on scene. E-signature holds an important place in terms of implementing ERMS and, in a more general sense, electronic archive (e-archive) applications securely, and in terms of legal validity. Taking this fact as a starting point, this paper is an attempt to create consciousness on the necessity of the e-record management by emphasizing its importance in the process of e-transformation. This study provides introductory information on e-government, e-signature and the relationship between the e-record management and e-government, and erecord managemnt and e-signature applications. Using the survey method, proceedings and governmental publications issued by the USA, England and Turkey between 1999 and 2006 were reviewed. It was concluded that the importance of the e-record management for e-government has not been fully appreciated in Turkey. More qualifi ed humanpower is needed during the e-transformation process to carry out the e-record management applications Elektronik devlet (e-devlet) uygulamalarının işlerliğini sağlayan en önemli unsur elektronik belge (e-belge) yönetimidir. E-belge yönetim stratejileri doğrultusunda devletin ürettiği her türlü bilgi ve belge kamu erişimine açılır. Bu stratejiler izlenerek oluşturulan e-belge yönetim sistemleri (EBYS) sayesinde belgelerin denetimi kolaylaşır ve iş süreçleri hızlanır. EBYS ile e-belgelerin bütünlük, güvenlik gibi gereklilikleri yerine getirilir. Elektronik imza (e-imza) teknolojileri de bu noktada devreye girer. E-imza, e-belge ve daha genel olarak e-arşiv uygulamalarının güvenli olarak yürütülmesinde, yasal geçerlilik kazanmasında oldukça önemli bir yere sahiptir. Bu bildiri ile e-belge yönetiminin e-dönüşüm sürecindeki önemine değinilerek gerekliliği konusunda farkındalık yaratmak amaçlanmıştır. İnceleme e-devlet ve e-imza hakkında genel bilgiler, e-imza ve e-devletin e-belge yönetimi ile olan ilişkileri olmak üzere iki aşamalı yürütülmüştür. Çalışma kapsamında betimsel yöntemle 1999–2006 yılları arasında İngiltere, ABD, Türk hükûmetlerinin yayımladığı resmi kurum yayınları incelenmiş, toplantı bildirilerinden yararlanılmıştır. Sonuç olarak ülkemizde e-belge yönetiminin e-devlet için öneminin henüz tam anlamıyla kavranamamış olduğu ve e-dönüşüm sürecinde e-belge yönetimi uygulamalarında yer alacak nitelikli insan gücüne ihtiyaç olduğu saptanmıştır.